高校档案信息化建设思考与探讨
高校档案信息化，是以先进的信息技术、计算机和网络为手段，以高校档案中的文字、图像、录音等资源为对象，将高校档案的储存形式、采用的管理方法和形式，以及传递途径等，变成一种更易于保存、管理和传递形式。简单来说，高校档案信息化就是让高校传统的档案管理过程信息化。在信息时代高速发展的今天，大数据、云计算已经成为一种科技发展的趋势，高校档案管理实现信息化，有利于档案信息资源的整合、管理和开发，更有利于实现档案资源的共享和充分利用。高校档案信息化建设需要一个较长的过程，不仅需要先进的信息技术的支撑，信息资源的大力开发和利用，而且也需要信息服务的不断发展，这些都是高校档案信息化建设工作中面临的挑战。
1高校档案信息化建设是时代发展的必然选择
1.1高校档案实行信息化建设的重要性。首先，高校档案实行信息化，在很大程度上可以减少档案的日常整理程序的复杂性，使档案检索更快速和准确。与传统的纸质档案管理和检索不同，信息化的管理程序，一是能够实现快速检索档案，二是能够自动化归类储存档案，这不仅减少工作人员检索、寻找档案时间，提高工作效率，而且井然有序的管理流程，能够使档案管理员有更多的时间和精力提供更优质的服务。其次，高校档案实行信息化，有利于档案信息资源的保存和共享。传统档案信息多以纸质载体存在，而信息化建设是将传统的不同载体的各种档案利用信息技术进行数字化转换，将转换后的信息储存在信息容量大、传递快、空间占用小的硬盘或网络空间，通过计算机、网络进行检索和查阅，这样更有利于档案管理者查找和翻阅，也避免了对同一档案反复查阅造成的原始档案材料磨损和毁坏。此外，随着信息化时代的到来，高校数字化校园建设的进程也在不断加快，高校各部门的信息管理系统也都在逐渐地开发和完善。高校档案实行信息化建设，有利于各种信息资源的整合和利用，更好地实现档案资源的共享。最后，高校档案实行信息化，有利于纸质资源的节约。传统的档案多以纸质载体储存，而纸质档案在利用和借阅形式上主要依赖复印件的形式，这在一定程度上造成了纸张和纸质资源的浪费。档案实行信息化建设后，纸质档案信息转化成电子档案信息储存在电脑中，档案借阅人员只需要获得借阅证明便可以实现相关档案的下载和传输，甚至可以不受地域的限制，在某种程度上提高了相关人员的工作和办事效率。
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