高校档案信息化建设新思考

一、高校档案信息化建设面临的新情况

高校档案管理是高校科学管理和开拓创新的一项基础性工作，也是高校管理的重要组成部分之一。高校档案工作环境正发生深刻变化，具体表现为：新的档案形成者和新的档案不断产生；电子档案的数量越来越多并呈现快速增长趋势；传统的档案管理模式和单机静态档案管理信息系统已不能满足新形势和新任务的需要。远程利用、网上在线服务、主动开发将成为档案利用的主要形式；高校已建立和使用的信息系统很多，比如有教学管理系统、科研管理系统、图书管理系统、人事管理系统、学生管理系统、财务会计系统、国有资产管理系统、采购合同管理、房屋管理系统以及职称评审管理系统等等，这些信息系统在学校管理中发挥了各自的管理功能，但各个管理系统的数据信息存在很大差异性，彼此之间不能实现互通，导致高校档案信息化管理缺少联动性，不利于高校档案信息化水平的提升。

二、高校档案信息化中存在的问题

当前，根据高校档案工作实际及日常与其他高校考察交流情况来看，高校档案信息化推进过程中大致存在以下问题：

（一）档案信息化程度不高。随着高校信息化的发展，高校管理的很多方面都完成了信息化管理，但是高校档案信息化系统应用还处在比较低的水平，档案信息化管理相对落后。第十八届国际档案大会上的主旨报告显示，全国综合档案馆卷宗档案数字化率不到20%。大多数高校档案管理仍然处于纸质档案的整理、装订、归档、保存等传统层面，现有档案信息化系统只是在购买图书查询检索系统时公司免费赠送的传统单机版档案信息化管理系统。功能模块设计没有考虑信息化、网络化技术的应用与发展：如不能进行在线上传电子档案，也不能直接导入、导出档案目录和全文数据库。仅仅能满足简单的数据录入、查询和传输等功能，只能将传统的工作方式体现到信息化系统中来，这种以纸质化管理为主的方式明显是落伍的。信息化系统的应用还处于比较低的水平，档案信息化水平不高。不利于高校档案工作落实“存量档案数字化，增量档案电子化”的信息化战略，更谈不上提升档案信息化应用与服务层次。

（二）档案信息化服务内容及方式有待拓展。高校档案管理工作处境尴尬，尽管形式上经历了从手工向计算机或网络上的转变，但实质上档案在学校管理中的末端环节，真正服务于管理决策的功能未曾很好发挥。比如，经济责任审计发现的问题是从大量的纸质或电子档案（数据）中查出来的，实际上是利用各职能部门提供的档案数据查出来的。遗憾的是不是从档案部门收集归档的信息中查出的，档案数据打破传统档案检索复制功能，扩大档案数据服务领域，创新档案服务方式，提供档案数据预警、预测、决策功能等方面有待进一步拓展。更重要的是从档案数据中发现各业务管理存在的问题，以便为领导解决问题提供支撑材料。