制冷事业本部企业标准供方档案管理

1目的与适用范围

本标准规定了制冷事业本部供方档案收集、整理、分类、标识、保存等管理办法。

本标准适用于制冷事业本部。

2引用标准

无

3定义

无

4管理要求

4.1供方档案资料的分类

供方档案资料主要分为以下三类：

a）

供方基础资料——供方固有的质量保证能力、生产能力等；

b）

供方配套资料——供方与美的配套过程中与双方相关的信息资料，如协议、合同、整改通知等。

c）

供方物料核价资料——供方与美的合作过程中确定物料价格的相关资料

4.2供方基础资料管理

4.2.1收集供方基础的时机

在以下情况下，需要收集供方基础资料或供方需要提供基础资料：

a）

供方接待部门应在物料样品确认前要求新供方、进入新物料类别的现有合格供方提供基础资料。

b）

物料招标组织部门应在招标前收集新供方、进入新物料类别的现有合格供方的基础资料，供相关部门进行的招标资格审查；

c）

评审组织部门根据年度评审计划收集需要评审供方的最新基础资料。

d）

供方产品实现过程发生重大更改时，应及时提供相应的更改记录，如工艺、技术、原材料、生产线、认证情况、厂名厂址、纳税编号、银行帐号等，供方应主动提供相应变更情况。必要时，重新提供“供方保证能力调查表”。

4.2.2收集供方基础的方法

供方基础情况主要通过“供方保证能力调查表”来收集。

4.2.3基础资料的保存和查询

“供方保证能力调查表”必须有书面版、可能的情况下尽量提供电子版，相关部门可到供应链管理部查询。

4.3供方配套资料管理

4.3.1配套资料的内容

配套资料分为三类：

4.3.1.1采购文件，包括（但不限于）：

a）

与供方签订的相关协议，如合作协议、商标印制委托协议等；

b）

采购合同/订单；

c）

与供方交换的技术文件包括图纸、更改通知单、采购及验收标准、质量技术要求、胶片、实样及其它约定条件的文件。（各工厂、商用空调工程部负责并按文件管理规定保存）

d）