做个高效工作的秘书
秘书在实际工作中,常会遇到这些情况:
做会议记录,写着写着笔没水了;订文件时,刚订一下,订书机卡壳了;用胶水时,找不到刷子;开会时间到了,找不到会议室的钥匙;类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事,却直接关系到工作的质量和速度,在某种意义上说,也反映了一个人的素质。
工欲善其事,必先利其器。那么,器如何利呢。
1、准备2支以上的笔,经常带在身上。
2、选用质量较好的订书机并注意维护,使之处于良好状态。
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方,不要因为找这些东西而耽误了时间。
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方,办公室一般不用折叠剪刀,以免用时打不开。
5、各种颜色的笔各备一支,尺子一把,铅笔3支以上,事先削好。
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方,另一套带在身上,不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时,应将办公用钥匙留在单位,以免丢失。
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