做个高效工作的秘书(四)

第一篇：做个高效工作的秘书

（四）作为一个秘书人员，一定要勤于思考，善于思考，找到解决问题的最佳方法，使自己逐步成为一个聪明人。俗话说，脑袋像磨盘，转了才出货。话虽粗，但是理可不粗。球掉到了洞里，常规方法是用手去掏，掏不出来怎么办。聪明的人用水灌，球会自己浮上来；小孩掉到了水缸里，正常的营救方法是把水舀干，或者拉人，但故事的当事人都是小孩，没有工具没有力气，叫人又来不及了，聪明的小孩用石头把缸砸破，水流出，人自然被救出。聪明人之所以为聪明人，是因为他们不是按照常规方法思考问题，二是改变了方向，结果就高人一筹。一般情况下，人们习惯于顺向思维，或者叫定向思维，这在正常情况下是可行的，但是如果遇到事情能够从正反两个方面，过去、现在、将来等多方面想一想，工作效率可能会提高。除了勤于思考以外，秘书人员无论做什么事，都要掌握一个尺度，努力做到恰如其分，恰到好处。具体来讲，要从以下几个方面来注意：

1、不掺杂个人感情。

2、不赶时髦、不跟风。

3、不盲目执行上级指示，要注意消化，真正贯彻上级精神。

4、掌握一些原则是必需的，但不能太教条。

5、不能绝对化、简单化，也就是评价一件事情不要分成简单的两极，非此即彼的思想对于正确认识和处理问题是不利的。秘书的工作中还需要剖析技巧。在接到的一堆材料中，哪一个最重要。领导交待的几项工作，哪项最重要，需要先办。处理一件棘手的事情时，从哪里入手。遇到这样的事情，秘书人员就需要分析，分析过程中需要注意全面、定量、定性，要进行焦点分析、重点分析。

第二篇：做个高效工作的秘书

（一）秘书在实际工作中，常会遇到这些情况。做会议记录，写着写着笔没水了；订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；用胶水时，找不到刷子；开会时间到了，找不到会议室的钥匙；类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢。

1、准备2支以上的笔，经常带在身上。

2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。

3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。

4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。

5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。

6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。

7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。