秘书工作守则
早上的准备工作
上班前之准备工作——迅速快乐地出门
(1)早上要早起——漱洗要清洁、迅速
(2)适度的运动
(3)营养丰富的早餐——保持充沛的体力
(4)穿着大方,适度化妆
(5)以轻松快乐的心情向家人道别
(6)从从容容地出门,而非匆匆忙忙地出门
到达公司后
(1)遇到上司,同事亲切地打招呼
(2)提早十分钟至公司最为恰当
(3)清理办公桌、茶水最好在上班以前准备好
第一章秘书必备的素质
一、职业化秘书的标准:
□敬业精神□正直——公平,坚持既定政策和原则
□表率作用□诚实——实事求是
□领导风范□敬业——以工作为荣,设定高的工作水准
□业务能力□守信——不失约、不违约、不食言、汇泄露
□指挥与控制能力□勤奋——努力工作,不断学习
□合作精神□有序——利落,有条不紊
□学习与创新能力□高效——追求效率和效益
□知人善任的能力□可靠——按约定完成工作,保质、保量、及时
□对待意见与批评
□大局观测
二、秘书的职业态度
□主动性(initiative)
□适应性(flexibility)□团队精神(teamwork)□尊重他人(respectforpeople)□创新精神(creativity)
□坚持原则(uncompromisingintegrity)□服务与贡献(service&contribution)□认同与分享(sharing)
□双赢与相互依存(win-win&interdependence)□温柔的心和自省
三、一位成功助理所应具备的条件
注意外表的修饰
打扮出成功的形象
态度方面——温和、热忱、亲切仪态方面——自然大方、不做作、文雅
谈吐方面——声音温和
——正确,易懂
——敬语常挂嘴上
——简洁
完美的人格——积极、敬业、责任感、保密、谨慎、细心、耐心、有创意。
人际关系良好,手腕巧妙
行动机警敏捷
做事有效率,反应快——能举一反三
具有专业知识——见闻广搏、丰富
健康的身体
四、职涯规划
1、事业生涯的角色转换:
确立每一阶段的自我发展,及早培养相对的能力与视野,才能在金字塔组织中,达到个人的目标与理想。
2、事业发展的四阶段:
第一阶段:学徒
接受他人指示而工作,担任一位或多位师父的帮手。
第二阶段:同事
已有能力单独作业,对整体绩效亦有单独而明显的贡献。
第三阶段:师父
能训练新员,为他人承担责任,并协调相关事物。
第四阶段:赞助人
确立组织发展方向,并行使权力。
五、积极人生
(一)目前小姐扮演的角色是良师、益友也是同仁。
(二)良好的人际关系(含单位、顾客)
(三)自我充实。
(四)沟通与协调(扮演桥梁角色)。
(五)一个积极的人应有
一、二项休闲与兴趣。
(六)讲究效率、正确性
(七)做最机密的幕僚,保持别人的隐私。
(八)注意周遭环境,并维持整洁。
(九)发挥女性亲和力。
(十)工作是为自己而做的。
(十一)自己要有立场,有所为有所不为,保持超然独立立场,明辨是非。
(十二)做主管的好帮手
(十三)上级交办事项,最好不要擅自更改
(十四)本身要有问题意识
(十五)做好与否关键在于“用心”与“执行力”,对自己的决心负责
第二章秘书和重要职业技能
第一部分:日常事务处理
一、拨打/接听电话的程序和技巧
1、打电话前的准备
准备好电话记录本和笔
把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上,并逐一核对无遗漏。
准备好通话时需要的文件资料
查阅对方电话号码,确认无误,开始拨打
2、正式拨打电话:
拨通电话后,确认对方公司及姓名,然后热情而有礼貌的说:“你好。我是***公司**部**。”如需与有关人员通话,应有礼貌地请对方传呼或转达。
如告知对方的内容较复杂,应主动提醒对方做好记录
逐一将事情说明,注意语言简明、准确;
通话结束后,确认对方已放下话筒,然后放电话。
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