公文行文格式要求

第一节

公文的格式

在应用文书中，公文是最讲程式化的文种。公文的程式化，在很大程度上通过书面文字材料形成的相对固定的格式以表现。

法规与规章文书在文面上表现为章条式，诉讼文书和部分经济文书（如合同）在文面上也有一定的格式性，其余的应用文书在文面上相对来说具有较强的灵活性、多样性。一份完整的公文，由文头、主文、文尾三部分组成，公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。（参见公文示例

1、示例2）

一、文头格式

公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占a4型公文纸的1/3或2/5面积。

（一）文件名称

文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。

（二）发文字号

发文字号又称发文号、文号、文件字号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于发文机关标识下空2行处、间隔线上面居中位置，紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同的字体。

发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“粤科院字〔2006〕14号”，表示是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。

发文号中的年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。不能把“2006”简化为“06，括号须用六角括号“〔

〕”，不能用半圆括号“（

）”。

联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。

发文字号的作用主要有三个。一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。

（三）签发人

上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。

（四）秘密等级（密级）

秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密等级标注在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限，则顶格标识在版心右上角第1行。秘密标志为★，无密不标。前标密级，★后写保密期限，如“机密★5年”。

（五）紧急程度（急度）

紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。紧急程度顶格标识在版心右上角第2行，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行。

（六）份号

份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

二、主文部分

公文的主文，包括标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等。

（一）标题

公文的标题即公文的名称，是公文内容和作用的高度概括。

完整的公文标题由发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成。

概括事由是公文拟题的关键。事由要避免意义含混，令人不知所云，要体现概括性，不能面面俱到，臃肿庞杂。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况：一是单位内部使用的公文，标题中可省略发文单位；二是省略事由，如《新大地公司通知》。

（二）题注

题注即注释、说明标题的文字。它位于标题之下、主送机关以上，一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括住，有的用破折号标识。

（三）主送机关