档案信息化建设困境及对策

山东黄河档案信息化建设面临的困境及对策浅析近年来，水利档案规范化管理综合评估工作的开展，为山东黄河档案事业发展提供了难得的发展机遇。档案信息化是水利档案工作规范化管理的重要指标，是推动档案管理可持续发展的关键环节，是提高档案服务水平的必由之路，山东黄河档案信息化建设势在必行。对照《水利档案工作规范化管理综合评估标准》，山东黄河档案信息化建设仍然处在一个较低的水平，各种现实问题限制着档案信息化的发展，亟待分析解决。

一、山东黄河档案信息化建设面临的困境

（一）各种管理软件系统之间不兼容。目前，山东黄河河务局局机关使用的飞扬档案软件管理系统与电子政务系统是两套独立的系统，在电子政务系统里有档案查询窗口与飞扬档案软件系统挂接。电子政务系统上公文办结完成后，生成不可修改的cebx格式文件，不可修改的电子文件每年按部门、发文字号分类拷贝成一个光盘存到档案室，网上流转的电子文件打印三份纸质文件进行传统归档。纸质文件整理为档案后，保管期限划分为永久、30年的档案全文扫描、挂接上网，供全局职工查阅。此种做法的弊端在于电子政务系统生成的电子文件无法根据档案管理系统提供的接口和数据库表，生成相关打包代码自动进入到档案管理系统，电子文件无法做到随生成、随归档，归档文件需重新全文扫描，增大了工作量，档案管理系统的预归档管理功能不能有效利用。

（二）档案信息化建设发展不平衡。全局所属8个市局的档案信息化建设逐步向档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化迈进，已经取得了显著成绩。但是，由于诸多原因，30个县区局的档案信息化发展不平衡，部分县局的档案信息化建设基本未能启动，有的县局计算机等现代办公设备缺乏；有的虽然有档案管理软件，但也只录入了极少部分档案卷内目录，档案全文扫描尚未进行，查阅档案一直靠传统的手工操作，服务效率和服务水平相对较为低下。

（三）档案管理软件各自为政。长期以来，基层单位电子公文归档与管理处于混乱状态，局属各单位有的是购买现成的档案管理软件，有的是自行开发的档案管理软件，还有一些单位仍是单机版，在著录标准、数据格式上各自为政、不统一，不但为今后全局电子文档资源迁移、共享与综合利用、安全保护带来不便，而且重复、低水平的建设，导致设备硬件的利用率低。