高职院校档案信息化问题及解决方案

1前言

档案管理模式正由传统的手工管理转变为综合应用计算机技术、网络技术的现代化管理。因而，加快高职院校档案信息化建设步伐，有效整合利用档案信息资源，满足学校、社会对档案信息资源的利用需求，已成为高职院校档案事业发展的必然要求。

2高职院校档案信息化建设的内涵和意义

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程［1］。在《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》中，档案信息化建设被列为“十二五”期间档案事业发展八大主要任务之一。其内容主要包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设［2］。高职院校在教学、科研以及管理等各项活动中都积累了丰富的档案资料。随着学校对档案工作的重视以及档案内涵的不断丰富，档案的数量在急剧增加，使用的频率也在不断提高。同时，因计算机技术、网络技术的快速普及，各种电子版的档案也随之越来越多。长期以来，学校的档案管理模式多为手工方式，使得档案管理工作效率低下，服务质量不高，档案信息化建设成为当务之需。

3高职院校档案信息化建设的现状

3.1国外研究进展

以美国为例，美国档案管理机构非常明显地划分为两种类型：一种类型为联邦级的档案管理机构，主要包括国家档案馆及其设置在各地的分馆，构成集中统一的管理体制;而另一种类型则为各地方政府、院校、企业、社会组织等自行设立的档案管理机构，它们形成了一种分散的、多元的、无中心的管理体制，彼此之间可以通过协会来沟通和协作。美国档案管理的重要特点是档案、图书和资料的一体化管理模式，很多机构的档案管理在职能方面和图书、资料管理都属于统一的管理机构，也就是图书馆，这在它们的高职院校中也是如此。在naＲa的牵头和组织下，美国建成了nail（档案信息导航系统）。nail是拥有全国各种档案馆藏信息的联网可检索数据库。实现了全国数字资源的网上集成化查询、检索和利用，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。除了国家级的大型工程外，还有许多专项工程：塔夫斯大学于1987年实施的perseus（珀尔修斯）工程;哥伦比亚、杜克和密西根大学合作实施的advancedpapyrologyinformationsystem（高级莎草纸信息系统）工程等等。

3.2国内高职院校档案信息化现状

笔者以江苏为例，从以下几个方面来说明高职院校档案信息化建设的现状。

3.2.1档案信息化硬件设施建设开发情况