怎样做一个优秀秘书

秘书工作门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力。除去上传下达外，还要做好各种服务工作，有时还要具体到领导的一些私人小事上。在工作性质和时间上来说，没有任何松懈的时刻。只有成为一名优秀的秘书，才能完美的处理好这些问题，成为领到心仪的左膀右臂。

一、优秀秘书应具备的个人特质

秘书人员承担着推动企业或社会组织向更好更宽的方向发展的责任，秘书人员素质的高低直接关系工作质量和效率的高低。作为一名优秀的秘书，不仅要有过硬的思想政治素质，较高的职业道德，扎实的知识能力素质和健康的心理素质，还要有宽广的视野，创新的思维，这样才能在工作中占据主动地位。

㈠基本特质方面

⒈应具有的性格特点

个人性格影响着个体对职业的适应性，一定的个性适合于从事一定的职业。因此想要成为一名优秀的秘书，就应该具备秘书这个职业对个体的个性要求，主要包括以下五点。

⑴自信。相信自己有能力完成自己所承担的各项任务，运用高昂的工作热情和勇于迎接挑战的决心，控制自己的情绪和行为，使秘书工作更加井井有条。

⑵稳重。优秀的秘书无论面对日常工作还是遭遇紧急情况都应冷静思考，稳重处事。依靠敏锐的观察力和判断力，在不丧失原则的情况下使问题得到恰当的解决。

⑶谦虚。这是优秀秘书必备的人格魅力之一，要求秘书能尊重他人，不以势压人。能打造轻松和谐的氛围处理日常矛盾，在使他人感到轻松的同时，便于工作顺利进行。⑷坚定。优秀的秘书须具有坚忍不拔的毅力和较强的心理承受能力。对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应对。实事求是，自觉抵制不良作风，做领导理性的参谋和助手。⑸保密意识

保密意识是秘书人员的基本素养，作为一名优秀的秘书更应该养成严守公司和领导秘密的习惯和能力。

⒉应具备的知识素养

知识结构是衡量秘书人才质量的重要尺度。秘书工作不仅具有很强的实践性，而且具有很强的综合性，具备杂才和通才的广博知识。

⑴基础知识。包括自然科学知识，社会科学常识和基本的法律基础知识及日常生活知识。

⑵相关知识。即对秘书的工作起到必要辅助作用的非专业知识。包括企业管理、行为科学、社会心理学、思维科学等各类知识。作为一名优秀的秘书，对各类知识的基本的涉猎是必须的。

⑶专业知识和行业知识。秘书要系统学习这个职业的工作者需要学习的各门专业知识，了解秘书工作各个环节的操作常识，基本技能和操作规范。它们是胜任秘书工作的重要前提。秘书所在行业的专业知识也是秘书人员必须掌握的，它同时考验着秘书在实践中的学习能力，行业知识也是秘书适应特定工作环境，做好工作所必须的条件。

㈡业务能力方面

⒈较强的的公关能力

秘书代表着企业的形象，代表企业对待问题的态度，这就需要秘书要具有比企业其他岗位的人员具有更强的公关能力。包括良好的语言表达能力、记忆能力、文字能力和社交能力，更好的协调员工与公司之间，公司内部部门之间，员工与管理层之间，企业与外部部门之间的关系。要善于在不同的沟通背景下，对于不同岗位、不同部门、不同年龄、不同性格和与公司不同关系的人员能运用恰当的语言，秉持正确合理的态度，具备良好的心态，使双方顺利达成有关事项的一致意见，有效地化解矛盾，有效地树立起企业在接触方心目中的形象。打造和谐、信任、合作的良好工作环境。

⒉及时进行信息处理能力