高职档案管理新策略探析

一、高职档案管理工作规范化的重要意义

当前主要问题集中在，档案管理工作者的规范化意识低、高职院校档案管理数字信息化水平低以及信息化建设水平低、管理工作者的技能水平低以及老龄化问题严重、档案管理制度缺乏严谨性和执行力等。针对以上问题，高职院校必须积极制定相关规则以及采取相应手段，不断完善档案管理工作规范化和信息的处理工作，才能保证高职院校工作的效率和质量。高职档案的管理工作是整个院校工作活动中的重要组成部分，而作为院校基础工作中最重要的环节，对高职院校档案管理工作的信息处理、档案管理、工作流程等工作内容进行规范化，提高整个院校的工作效率、工作质量和工作水平，显得尤为的重要，尤其是在当前的数字化、信息化、网络化的时代背景下，传统的档案管理工作模式已经不适应当前的时代背景要求，通过规范化的手段来不断提升院校的工作质量和效率，不断促进院校的发展，所以，对高职档案管理工作的规范化具有非常重要的意义。具体的要做到以下两方面内容：

（一）确保档案的完整性。高职档案中涉及有关学生信息、人事管理等方面的内容，在高职院校中占有十分重要的位置。在传统的文件保存过程中，都是采用纸质的方式，这种方式会造成资料的缺损、丢失，对保存文件来说十分不利，在新形势下，新的技术与方法出现了，档案管理规范化就是要让档案通过信息化、规范化的方式进行保存，这也是以后资料管理发展的主要方向，能够充分体现出高职院校的整体水平，只有做好了档案管理各个方面的工作才能够提高工作的效率。

（二）高职教育能够促进社会的快速发展。目前高职教育已经为我国培养了众多的技术型人才，高职院校也获得了很大的发展，国家对该方面的重视程度在不断提高，政府以及相关部门应该不断扩大高职院校的规模，给予资金以及物质上的支持，这样高职院校才能够为国家培养出更多优秀的人才，也能够更好地适应社会的发展与进步。

二、高职档案管理的具体流程

高职院校档案中包括很多不同类型的档案，有教学过程中形成的档案，也有关于教职工资料的档案等等，这些档案大多是以声音、图表、文字等形式进行保存的，能够用来进行以后的研究以及寻找规律。在档案管理中，教学档案是了解教师授课以及学校管理水平的依据，学校领导想要检查最近一段时间的档案，及时地了解学生的生活，对学校管理工作进行评价，也能够更加方便。教学档案是提高教学管理的必要保证，能够对保存的资料进行分析，通过分析也能够找出其中出现的问题，发现问题及时地改正就能够提高课堂的效率。要想让高职档案管理工作变得更加规范化，就应该按照相应的流程进行管理，实现档案管理的流程化是管理工作规范化的第一步，要实现内涵式的发展目标，不断强调档案管理的基础，让档案管理朝着高效率、系统化的方向前进，首先在进行档案收集的过程中，应该及时进行档案的收集，还应该与学校的相关部门结合起来，进行相应的学术研究与学生日常工作管理，对档案资源也要进行准确的处理，将更多有价值的资料与信息进行保存。其次，在档案管理的过程中，要对各种资料进行一定的分类，按照档案的类目进行编号，确保各项规定都能够符合存储的要求，从而实现档案的合理性与有序性。最后在档案的保管过程中，还要对档案的完整性进行完善，确保档案在规格、内容以及数量上都能够完整，不能够有任何缺失的现象，对立卷、标题等重点工作也要加大重视力度，严禁非管理人员进入到档案管理部门中，让这些资料不受到来自人为方面因素的影响，这些档案也就不会出现污损、褪色的情况。只有这些都做充分，才能够确保高职档案管理工作的顺利进行。