文书、档案立卷归档管理标准

一、为加强本公司文书立卷归档工作，特制定本标准。本标准规定了档案管理工作的职责，管理内容与要求，适用于公司档案管理工作。

二、管理范围

1.档案资料管理人员。

2.公司印发的各类文件以及各部门上报备案文件。

3.公司申办的各种证照、批文及其它重要文献资料。

4.政府机关及主管部门下发之各种文件资料。

5.公司统一购买、订阅之各类图书资料。

6.其它有关记载文献资料及音像资料、磁盘、光盘等。

7.工程竣工资料（包括可行性报告，初步设计，施工设计图等）。

三、管理内容和要求

（一）文件材料的收集管理。

1.坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

2.凡本公司缮印发出的公文（含初稿、定稿和两份打印的正件与附件、批复请示），一律由行政人事部统一收集管理。行文编号按下列要求办理。

①对外发文：通用三洋药字（

）第

号；

②对内行文：通用三洋经办字（

）第

号；

③董事会文件：通用三洋董字（

）第

号。

3.一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷，会议文件由会议主办部门收集归卷。

4.公司工作人员外出学习、考察、调查研究，参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向行政人事部档案室办理归档手续，行政人事部档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

5.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料，声像档案等向行政人事部档案室办理归档手续，行政人事部档案室签字认可后财务部门才给予核报会议费用。

6.凡政府机关及主管部门下发之文件，一律由行政人事部负责按级别分发传阅后归档。

（二）各部门专（兼）职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年三月份、九月份应将前半年归档文件材料归档完毕，并向行政人事部档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供，做好服务工作，并严格办理临时借用文件材料登记手续，按时回收。

（三）各部门档案立卷归档内容：

1.新产品开发部门。立卷归档包括本部门管理制度、新产品开发规划、进展情况、可行性研究报告、协议书、合同、委托书、新药报批资料，审批资料等。