会议效果的评估方法

会议不同阶段的效果评估

会议是在具体的时间和空间举行的，各种因素对会议效果的影响是一个持续的过程。要举行成功的会议，从会议开始前到会议结束后都应注意各种因素的影响。为了更好的保护积极因素，排除消极因素，有必要对影响会议效果的各种因素加以评估，从而建立取舍标准，也可避免将时间浪费在不值得讨论的议案上。

一、会前效果评估

在会议举行前，以下因素会影响会议效果：

◆欠缺目标或目标不准确

◆欠缺议程

◆与会者人选不当，或者与会者人数太多或太少

◆会议时间、地点不当

◆开会的通知时间不当

◆开会通知的内容欠周详

◆会议场地设备欠佳

◆与会者没有作充分准备

◆未定明会议的终止时间以及每一项议题的时间分配

◆会议不准时开始

◆以前的会议太多，使与会者一听说要开会，都感到厌烦

◆开会次数太少，使每次会议的议题过多

二、会中效果评估

在会议进行中，影响会议效果的有如下因素：

◆在会中的交谊活动

◆外界的干扰

◆与会者离题

◆主持人离题

◆让没有必要留在会场的与会者留在现场

◆资料不充足，决策偏颇

◆少数人垄断会议

◆与会者之间交头接耳

◆与会者不表明真正的感受或意见

◆与会者之间争论

◆与会者与主席争论

◆视听器材发生故障

◆与会者欠缺热心

◆会议超出预定时间

◆主持人未能总结会议的成果。

三、会后效果评估

会议结束后，经常会出现以下情况，应注意避免：

◆欠缺会议记录

◆对决议落实不力

◆不对会议的成败得失进行总结

◆不解散已完成任务的委员会或工作小组

◆与会者对会议感到不满

会后效果评估表

（一）目标

1、此次会议的目标是什么。

2、会议目标是否达成。

是□否□部分达成□

3、哪些目标没有完全达成。为什么没有完全达成。（确切理由）

（二）时间

1、会议目标是否是最短时间内达成。

是□否□不能确定□

2、倘若目标并非在最短时间内达成，为什么没有在最短时间内达成。（确切理由）

（三）与会者

1、列举每一位与会者的姓名并评估会议结束后他们的满意程度。

2、为“不满意”或“极不满意”的与会者找出使他们“不满意”或“极不满意”的原因。

（四）假如再主持同样的会议，下表中哪些事项将继续维持。哪些事项将有新的举措。

会议不同角度的效果评估

任何会议的举行，都有以下共同属性。一是会议期间，必须付出一定的代价；二是会议应有一定的目的；三是会议结束后，无论成功与否，或多或少都能给人以启示，使人获得一定的经验和教训。会议效率的高低，不是一个一成不变的概念，需要从不同角度加以评估。以下对此作一简要介绍。

一、从付出代价的角度评估

会议实际支出了多少费用是很容易算出来的。计算会议成本的方法是：会议成本＝每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）。当然会议实际费用还要加上会场租赁费、资料费、水电费等等。会议评估要力求科学，可以采用以下公式：

这一公式中的c是指每一个与会者为会议所作贡献的费用；t是指车旅费；a是指食宿费用；p是指筹办费用，包括地点、设备的租赁费，幻灯片和录影带等辅助资料的制作费等。把以上的数目加起来除以d——与会者人数，就可以得到一个cd值，也就是相当于在每位与会者身上所花的费用。

在这些费用中，与会者作贡献的费用c，很可能被低估。这方面的原因很多，在此不多作说明。