构建监督体系降低公文差错率

构建监督体系降低公文差错率

作者/张杰颖蒋静

公文是政令传达、工作推进的重要载体。公文质量水平是一个单位工作作风的反映，高质量的公文应当主旨明确，内容科学，表达规范，格式正确。随着傥政机关公文格式》国家标准和《党政机关公文处理工作条例》的颁布实施，各级机关和单位对公文质量提出了更高的要求。在实践中，国网山西省电力公司（以下简称国网山西电力）按照国家电网公司创建“一流三化”办公室的整体部署，以公文质量零差错为目标导向，构建了较为完备的公文质量监管体系，积极引入安全检查表理念，有效落实公文各环节质量责任，公文质量得到显著提升。

公文质量分为内容质量和格式质量两方面。内容质量主要看公文内容是否正确、结构是否严谨、字词是否准确、语法有无差错，格式质量主要看版头、主体（标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件）、版记、页码等标注和书写是否规范。国网山西电力对2019年度二季度的公文质量作了摸底调查，共计调查公文162件，其中无差错公文87件，存在问题的公文75件（出现各类问题228次），差错率约为46.2%。

一、调查中发现的主要问题

1.词句及语法方面的问题。此类问题出现46件次，约占问题总数的20.2%。主要表现为：不按要求使用规范名称、未经注释使用非规范化简称及缩略语；语句表意不清或存在歧义；存在漏字、错字现象；使用非公文语言，语气措辞明显不当；标点符号错误，阿拉伯数字序号后使用“、”；成文日期仍使用汉字书写；引文不完整，只引用发文字号或文件标题；发文字号中的年份用“[]”括注；请示件结束语“恳请尽快予以批复”与“妥否，请批示”重复使用；结束语无标点等。

2.公文标题方面的问题。此类问题出现30件次，约占问题总数的13.1%。主要表现为：发文单位缺失，标题概括不准确，标题与内容主旨不符，标题回行不正确（多行标题时应以梯形或菱形排列，且不分割完整意义词组），错误使用“《》”（正规出版物名称，法律法规、规章制度和公司标准名称全称应加书名号）等。

3.字体格式、层级序号方面的问题。此类问题出现52件次，约占问题总数的22.8%。主要表现为：未按要求使用上行文格式，公文字体错误，行距间距前后不一致，前后段落字体、字号不一致，层级标题行字体不符合要求（第一层级应为方正黑体，第二层级应为方正楷体，第三、四层级应为方正仿宋字体）等。