档案管理条例

第一条为加强档案管理，保障完整收集、安全保管和有效利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本规定。

第二条本市行政区域内的档案收集、管理和利用活动适用本规定。

第三条各级人民政府应当将档案事业建设列入本地区国民经济和社会发展规划，统筹安排档案事业发展所需经费。

各级人民政府应当将档案信息化建设纳入当地信息化建设总体规划，建立档案信息公共服务体系，提高档案利用效率。

第四条市档案行政管理部门主管本市的档案工作，负责组织实施本规定。

区、县级市档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，业务上受市档案行政管理部门的监督和指导。

第五条机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当建立健全档案管理制度，集中、统一管理本单位的档案；同时为档案工作提供必要的条件，保障依法开展档案工作。

机关、人民团体、国有企业事业单位和属于国家所有的其他组织的档案列入国有资产管理范围。

第六条各级国家档案馆负责收集和永久保管多种门类的档案，并向社会提供利用。各级国家档案馆收集档案的范围，由同级档案行政管理部门制定，报同级人民政府批准后公布实施。

专门档案馆负责收集和永久保管特定领域的档案，并向社会提供利用。专门档案馆收集档案的范围，由其行政主管部门会同市档案行政管理部门制定。

部门档案馆负责收集、保管本部门及其所属机构形成的档案，并在一定范围内提供利用。部门档案馆收集档案的范围，由其主管部门制定，报市档案行政管理部门备案。对报送备案的收集档案范围中不符合国家档案管理业务规范的规定，市档案行政管理部门应当提出修改意见。

第七条机关、人民团体、国有企业事业单位应当自成立之日起3个月内建立档案工作机构或者指定专人负责本单位的档案工作，同时报同级档案行政管理部门备案。

备案的内容包括档案工作机构的名称、库房设备、档案管理人员，及其他应予备案的事项。备案事项发生变化的，各单位应当自变化之日起30日内向原备案部门办理变更或者注销登记。

本规定生效前尚未备案的单位，应当自本规定生效之日起30日内向同级档案行政管理部门备案。

第八条机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当配备专职或者兼职的档案工作人员。档案工作人员应当具备专业知识，并接受档案管理岗位培训。

档案工作人员工作调动时，交接双方应当对保管的档案进行清点、登记，并进行业务交接，以保证档案工作的连续性。

第九条电子文件的归档范围和保管期限应当参照国家关于纸质文件归档范围和保管期限的规定执行。应该归档的电子文件应当在形成后即时归档。具有永久和长期保存价值的电子文件，应当制成纸质文件与原电子文件的存储载体一同归档，同时使两者建立关联。不能制成纸质文件的视频、音频电子文件，应当按照国家标准以通用格式存储于磁性载体或者光盘，脱机保管。

磁性载体上的归档电子文件应当每4年转存一次，原载体同时保留至少4年。存储归档电子文件的磁性载体应当每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％。发现问题应当及时采取恢复措施，确保归档电子文件安全有效。

机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当指定有关部门或者专人负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的管理纳入本单位的文件管理制度和相关人员的岗位职责。

本规定所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

第十条机关、人民团体、国有企业事业单位应当按照下列规定移交档案：