秘书的办公室的接待工作
办公室接待工作
作为一名办公室秘书将按以下几种情形来接待:
一、热情友好地接待
当来访者来访时,秘书人员应该主动从座位上站起来,引领客人进入会客厅或者公共接待区,并为其送上饮料,如果是在自己的座位上交谈,应该注意声音不要过大,以免影响周围同事。切记,始终面带微笑。
在热情接待中要注意的三方面问题:
1、名片礼仪
递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角,让文字正面朝向对方,接名片时要用双手,并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话,不要将名片收起来,应该放在桌子上,并保证不被其他东西压起来,这会使对方感觉你很重视他。
2、介绍礼仪
介绍的礼节是行为大方得体,介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的,将年轻的介绍给年长的,将未婚的介绍给已婚的,将男性介绍给女性,将本国人介绍给外国人。
3、握手的礼仪
愉快的握手是坚定有力,这能体现你的信心和热情,但不宜太用力且时间不家过长,几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗,不宜与人握手,只要主动向对方说明不握手的原因就可以了。女
士应该主动与对方握手,同时不要戴手套握手。另外,不要在嚼着口香糖的情况下与别人握手。
二、要弄清来客的姓名、所在的公司、有什么事情。清楚来意后,不能直接回答他领导在否,要明白领导是否愿意见他。
1、问清对方目的
自我介绍之后,秘书要问清来客的姓名、身份、目的。如果来访者递上名片,这些情况就可以从名片判断出来。要进行登记工作,应该叫来访者填写“填写约见登记和职员出入表如”图(1),如果来访者拒绝说出来访目的,而领导对此有明确要求,此时可以说:“某先生,恐怕我不得不告诉领导您要谈的事情,这样我才方便安排您和他的会谈。您能告诉我大致的情况吗。”或者说:“您能告诉我为什么要见某领导吗。这是他希望我弄清楚的第一件事。”如果来访者仍不愿告诉原因,可以说:“如果您不愿现在说出来访原因,我可以理解。您可以给某领导来封密函,跟他说说您想见他的理由,我相信他会很高兴与您会面的。”此时说话一定面带微笑,谨慎耐心。图(1):
2、给领导留下回旋余地
明确了这些情况后,不能直接回答他领导在不在,因为领导可能不愿意见这位客人,应该先通报领导办公室。注意,无论接听电话的是什么人,都要说:“××办公室吗。”不要直呼“××您好”,并说明有客人来访,请问××领导是否方便接待或在不在。这样可以给上司留下选择的余地,也许领导不愿意会见来访者。
3、领导不在时的处理
如果领导不在,应向来访者说明上司外出的原因、返回的时间,但不可说出领导外出的地点,可以这样告知来访者:“抱歉,他恰巧外出,预定××时间回来,您的意思怎样呢。”
此时秘书可以对来访者说。“您若愿意,可先由我与您谈谈。”或者“可否告诉我有什么事。由我转告可以吗。”总之要为对方设想,作适当的交代。
4、领导在时的处理并愿意接待
愿意接见,则按照领导的意思接待来访者,给以秘书的专业服务,做好会话记录,在会见结束后将来访者送至门外。
5、领导在时的处理并不愿意接待
如果领导表示不愿接见,秘书应向客人表示领导不在,而不能直说领导不愿接见。此时,应请客人留下名片,并表示领导回来时会“告知”他的“来访”,切不可说领导回来时会回电。
当秘书确定领导不想见来访者时,可以这样回答来访者:“希望我能多给您一些帮助,但某某(领导)现在有急事,可能需要一段时
间,您最好与他进行书信联系。”
针对这个案例总结了几种不同情况的接待方式,在来访者接待问题上,我们秘书人员要灵活机动,合理运用自己所学的专业知识解决这种特如其来的来访者来访问题。
作者:朱虎成(涟水县团县委办公室)
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