职能部门职责

一、办公室

（一）行政管理1.通讯管理

（1）定期更新维护公司及成员企业通讯录，确保通讯畅通；（2）根据组织机构和人员调整情况，核定、调整移动话费报销标准；（3）按时代缴公司主要领导移动话费，建立台帐，定期分析；（4）定期收集成员企业话费报销标准和实际发生额度，进行分析指导；（5）根据组织机构和人员调整情况，及时进行固定电话调配。

2.后勤服务

（1）为公司领导出差提供相关服务；（2）公司及职能部门领导等的名片印制；

（3）协助国际中心办理公司领导出国护照、签证、港澳通行证；（4）提供公司报刊订阅服务。

3.行政办公费用控制

（1）费用预算制订与分解（年度、季度、月度）；

（2）选定、更新地区定点酒店、宾馆，并进行优惠条件的谈判；（3）各类费用结算、报销、超标控制。

4.值班管理

（1）安排公司节假值班，收集、汇总成员企业节假日值班表，督导值班出勤情况；

（2）拟定成员企业值班管理标准与流程，并进行实时跟踪与监督。

5.办公用品和资产管理

（1）建立、完善各类办公资产台帐，拟定部分办公资产的配备标准;（2）负责公司笔记本电脑和台式电脑的采购、借用、调配;（3）负责公司打印机、投影仪、照相机等资产的管理;（4）负责成员企业办公资产管理督导、采买申请的调研与批复;（5）负责公司办公、劳保、福利用品和礼品的调研、采购、库管、发放、定期盘点;（6）负责公司及成员企业一线和二线工作服定做、发放及管理。

6.办公环境管理

（1）组织开展办公场所环境卫生的维护工作，并定期进行5s检查;（2）根据组织机构变更及人员调配情况，规划、调配办公场所以及配套办公家具和设备。

（二）办公管理1.公文管理

（1）起草领导重要发言和报告材料以及公司层面需发布的公文；（2）负责建立公文收、发文台帐，制定和监督实施公文流转程序；（3）负责对公司各类公文进行审核把关，确保发布公文符合规范;（3）负责公司公文发布以及相关信息的跟踪反馈;（4）负责来文登记、交转、催办，并对办理情况予以定期公示；（5）负责公文流转的保密管理工作，设置机要秘书专门负责机密文件的流转工作。

2.会议管理

（1）起草、修订和完善会议管理制度及议事规则;（2）下发公司层面的会议通知，并组织召开相关会议;（3）整理会议纪要并予以发布；（5）会议场所的管理。

3.协调督办

（1）负责跨部门、跨组织层级行政事务的协调工作;（2）督办会议议定事项和领导交办事项;（3）负责分工承办、跟踪督办基层单位反映问题与意见。

4.秘书工作（1）维持领导办公环境;（2）报送、流转需要领导签批的各类公文和票据;（3）正确传达领导下达的各类指令与信息;（4）合理安排领导日程和行程。

5.档案管理

（1）大事记的定期收集、归档;（2）文书档案的定期收集、归档;（3）负责档案借阅管理;（4）项目城市基础信息资料收集。

6.信息管理

（1）负责办公平台信息维护;（2）信息收集，竞争情报系统信息维护;（3）负责领导动态信息维护;（4）办公平台、电子邮箱用户管理。

7.印信管理

（1）负责介绍信的开具、存档以及相关情况核实;（2）公司用章申请审批;（3）新公司、新部门刻章或印章变更申请的审批;（4）监督检查成员企业和职能部门的印章管理情况。

（三）公共关系管理1.来宾接待

（1）联系、沟通确定接待事项，拟订接待方案；

（2）接待前对接待方案中各环节具体事项进行核实、确认；接待时现场协调安排接待事项；接待后，及时进行来宾信息收集、录入和归档，对重要接待及时宣传报道;（3）对接待中出现的问题及时进行分析，定期进行接待回访，总结接待经验，不断改进接待工作。

2.媒体关系