关于改进办公室工作质量和效率的方法

和效率的方法

办公室工作质量的高低直接展现我们单位的运行情况以及外在形象。我们单位办公室工作主要包括参谋、协调、监管等内容，其基本工作在于对文、会、事等实现及时处理。办公室作为单位领导的辅助部门，在单位中起到了承上启下的作用，办公室不仅作为主要的协调交流部门，同时也是保证单位各项工作可以正常运转和全面落实的主要部门，所以办公室的工作质量和效率的高低决定了我们单位的工作质量，其作用是毋庸置疑的。

影响了我们单位办公室工作质量和效率的主要问题有：

1、岗位职责分工不明。

办公室工作人员并没有明确的岗位职责划分，这就容易导致在处理某项事务时，出现相互推脱、拖拉等情况。或当出现问题时找不到责任人。岗位职责分工不明是造成办公室工作混乱，工作效率不高的主要问题之一。

2、办公室信息化建设有待提升。通过现代信息技术，实现信息共享，以此提升工作效率。虽然目前单位引入了信息系统，但其应用价值仍未得到全面发挥。究其原因是缺少完善的信息化运营团队，单位办公室人员在信息化操作上存在两极分化。年纪较小的人员对于信息化系统的操作较为熟练，普遍在学校时接触过信息技术，有一定的功底，并善于接受新事物，能将系统的应用功能深入发掘。但这些人群的工作资历较短，事务的处理，各部门的沟通等方面都缺乏经验。而年龄较大的人员拥有更丰富的写作经验，在事务处理、待人接物、沟通协作等方面都具有丰富的经验，但在信息系统操作方面就明显弱于年轻人群。综上，办公室人员的综合能力不足，导致信息化系统功能难以充分发挥。

3、人员缺乏持续改进精神。一些人员每天的工作就是负责完成为其布置的任务，工作比较被动，人员在长期机械式的工作状态下，难以提升自我，工作效率也无法得到提升。缺乏不断改进、自我完善的意识，建议人员不断充实、完善自己，多修养党性。

提高单位办公室工作质量和效率的优化措施：

1、定岗定人、分工明确。在开展办公室工作时，应从总体角度人手，做好细微事件的处理工作，实现统筹兼顾，从而达到工作效率提升的效果。在进行事务处理的过程中，要合理把控每个事件处理的度，掌握基本机制和准则，灵活巧妙地将事件进行处理。第一，办公室工作人员应把做好参谋助手当作重要职责，站在一定高度实现创新，给领导班子提出一定的合理建议，保障各项决策可以全面落实，实现系统化监管。办公室只有在落实好监管工作的基础上，才能将执行力量进行全面发挥，实现办公室工作效率的提高，实现各项办公室工作的充分开展。第二，单位各个部门之间还要构建良好的合作关系，做到横向层级无障碍，沟通协调无阻塞，这样才能在保证单位办公室工作质量的同时，提升办公室工作效率。第三，作为办公室工作人员，要深入理解自身岗位的职责和意义，把各个工作都高效落实作为首要任务，将各个监管工作当作长期性的工作来执行，实现全面探究，防止工作过于形式化，在稳定牢固基准的同时，还能优化监管效果。

2、以信息化办公提高办公室工作效率。利用信息技术来实现事务处理、信息管理和决策支持的快速有效化。为了将信息化办公全面推行，应构建落实团队，完善落实团队是信息化办公全面落实的重要保证。团队领导人员不但要掌握一定的软件技术，同时还要精通各项管理工作，满足各个部门的真实需求，在监管办公质量、办公进度、引导团队方面做到游刃有余，同时还能融合现代化管理形式。在信息化工作开展中，可采用新老搭配的方法，由信息系统操作能力较强的年轻人员和实务处理经验丰富的资深工作人员组成小组，互带互助。