安全管理规范第八章

第八章档案安全管理

第一条档案安全管理是指学校对所藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。

第二条档案安全管理工作遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则。

第一节职责分工

第三条学校档案信息中心对各部门档案安全管理工作负有指导、监督、检查的职责，各部门负责本部门档案安全的综合管理工作。

第四条学校档案管理人员应熟知档案安全保护知识，定期进行档案安全检查，做好检查记录，发现问题或安全隐患应及时向分管领导汇报，并采取相应的处理措施。

第五条档案信息中心应定期开展全面、细致的档案安全措施检查，对检查情况和发现的问题要进行认真分析，并采取切实有效的措施，限时整改。

第六条发生档案安全事故的部门应及时向主管领导报告，同时组织在第一时间进行抢救恢复，严禁瞒报迟报。

第二节文档管理

第七条各部门应确保在工作活动过程中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全、完整、真实、准确，并及时归档（包括电子文档）。

第八条各部门应按照规定定期将具有长远保存价值的档案向学校档案信息中心移交。撤销单位的档案，应提前向档案信息中心移交。

第九条档案信息中心应建立健全档案调、归卷制度，规范档案提供利用过程中借阅登记和及时归卷的程序；建立档案人员出入库登记制度，确保档案安全万无一失。

第十条档案信息中心工作人员每年应对库藏档案进行一次清点核对，做到登记台帐与档案实体相符。

第十一条收集进室的档案资料必须定期消毒、除尘，并对消毒杀虫情况进行登记。

第十二条对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，按档案保护技术要求进行修复或复制。

第十三条不同载体材质的档案应分类存放、规范保存。对特殊载体档案的存放，按其特性和要求，使用规范、合理的装具加以保管和保存。

第三节档案信息管理

第十四条存储涉密档案信息的载体，应按所存储信息的最高密级标明密级，并按相应密级文件的管理要求进行管理。

第十五条档案信息中心对所保存的涉密档案和控制使用档案，在管理和利用时应当依照国家有关法规并根据实际工作需要，制定审批手续并严格执行，不得擅自开放或扩大利用范围。

第十六条涉密部门应加强对计算机及其它信息设备的使用管理，凡涉及保密档案的电子设备、通信和办公自动化系统均应符合保密要求。

第十七条涉密计算机信息系统必须与互联网实行物理隔离，严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网。与互联网相连的计算机或其它电子信息设备不得存储、处理和传递涉密档案信息。

第十八条各部门面向社会开放的档案信息网站，应遵守国家计算机信息系统、信息网络的安全保密管理规定，建立档案信息、数据上网审批制度，加强上网档案信息管理。

第十九条计算机信息系统打印输出的涉密档案信息，应当按相应密级的文件进行管理。计算机信息系统存储、处理、传递、输出的涉密档案信息要有相应的密级标识，密级标识不能与正文分离。

第二十条用介质交换档案信息或数据必须进行病毒预检，防止病毒破坏系统和数据。存储过涉密档案信息的载体的维修，应保证所储涉密档案信息不被泄漏。

第二十一条到期档案经鉴定后，销毁档案载体应确保档案信息无法还原。

（一）销毁纸介质档案载体，应当采用焚毁、化浆、碎纸等方法处理；

（二）销毁磁介质、光盘等档案载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁。

第四节档案存储管理

第二十二条档案库房门窗应具有防火性能，并具备良好的密闭性，以防环境的不利因素影响库内材料。档案库房门窗要采取相应的防光设施，加强库房的防光能力。