岳阳市运用合同制监管重点建设项目档案工作常抓常新

陈祯祥傅电仁

岳阳作为湖南唯一的通江达海、对外开放城市，正在向富强、文明、秀美的经济强市迈进，每年都有很多国家级、省级或者市级重点建设项目开工或在建。这些建设项目是岳阳飞速发展的基础，形成的档案资料是国家的重要信息财富。为了加强对重点建设项目档案工作的监管，岳阳市档案局从2000年起，在辖区内推行重点建设项目档案工作合同制管理。经过8年多的实践与研究，已经探索出了一套较为行之有效的管理办法和运行机制，基本确保了重点建设项目档案齐全完整与安全，为服务全市经济建设与社会发展做出了应有贡献。

一、合同制管理的背景和发展历程

2000年之前，岳阳市对建设项目档案管理工作的监管比较滞后，管理状况很不理想。主要表现在：一方面，各项目建设单位和施工单位普遍存在着轻视工程建设档案资料收集管理的现象。工程建设各环节形成的文件材料不能及时归档，造成档案资源流失、档案信息缺失甚至基础数据虚假失真，使重点项目建设的评估、鉴定、验收乃至纠纷解决、责任明确缺乏完整齐全的依据，也为后来的维修、改造等带来隐患。另一方面，档案行政管理部门监管难度加大。随着市场经济的深入发展，重点建设项目档案工作情况越来越复杂，特别是文件形成主体和档案管理主体随着建设主体、投资主体、参建单位的多元化而呈现多元化态势，造成了档案来源复杂，而且各主体在档案意识和理解执行档案工作标准上相差甚远，从而加大了档案行政管理部门的监管难度；同时，很多项目主管部门由于政府职能转变，或者是被撤销，或者是管理职能被削弱，难以与档案行政管理部门形成齐抓共管的合力，无形中加重了档案行政管理部门的工作任务，加大了工作难度；加上档案行政管理部门由于档案法律法规、上级政府授权的有限和市场经济与民主政治的发展，行政权威越来越弱，行政制约措施越来越少，传统行政管理方法已经难以奏效。这些都迫切要求档案行政管理部门创新，采用适合重点建设项目档案管理特点的新办法。正是在这种情况下，时任岳阳市档案局局长的徐镇元同志，集思广益，创造性地提出了“重点建设项目档案管理向合同制方式转移”的设想，并由副局长李文伟、业务科

长李湘建等同志负责具体实施，从此开始了合同制管理的探索。8年来，虽然历经人员的几次变动，但是合同制管理依然常抓常新，管理办法与运行机制不断健全，工作不断向前发展，影响日渐扩大，显示出了勃勃生机。

回顾合同制管理的发展，大致可以分为两个阶段。第一个阶段是从2000年至2005年，为合同制管理的筹办探索阶段。当时，将这种合同制档案管理办法定性为运用经济手段管理重点建设项目档案工作，由市档案局与各项目建设单位签订档案管理合同，以合同形式约定双方的权利、责任与义务，从而规范重点建设项目档案工作。到2005年，市档案局共与51家重点建设项目建设单位签订了档案管理合同，基本保证了项目档案的完整与安全。湖南省建设厅、省档案局对此做法给予了充分肯定，邀请该局在2002年12月召开的全省重点建设项目档案工作座谈会上介绍经验。该局撰写的经验总结性文章在《湖南档案》杂志2002年第10期刊登。