不能忽视的细节

在此仅总结几条“不能忽略的细节”仅供诸位参考。

一、邮件中不能忽略的细节。

1.给对方撰写发送邮件时，勿仅发送附件。每年收假期实践报告时常有同学仅发来附件，邮件正文无任何说明，甚者报告里亦无姓名。作为辅导员，我不得不想方设法考证报告作者，颇费精力。一般情况下邮件正文中说明附件文件名称、可提醒对方何时前如何处置，另需注意行文礼貌，文辞表达。如已在事前沟通好之事，仍需在正文略表明来意。

2.发送重要邮件时，最好选择“需要回执”功能，以确定对方接收情况。一般情况下，给对方发送邮件时，如邮件重要且需及时处理，建议邮件发送后通过电话或者短信、的方式告知对方，提醒对方及时查收。

3.发送邮件时，应注意附件格式版本。本人不大建议采用太超前的办公软件版本，因可能对方电脑软件版本不及更新无法打开文件。

4.给向辅导员这样随时在不同场合上班处理文件的对象发文件时，建议采用邮件方式，而非直接发送或者离线发送形式。这样有利于对方随时可以处理和重复查询所发文件。

5.建议精心设计邮箱设置，可通过邮箱之签名设置，帮助对方接收到邮件以后如有必要可及时方便地跟您电话联系。另外邮箱自动回复功能，标识为未读邮件功能、短信通知功能等均可以帮助我们更好地处理文件，提高工作学习效率。

6.在附件文件名称上应花点心思，让对方容易识别，简单明了又避免跟别人千篇一律。对方下载附件后可直接保存，而不需重新命名最佳。如将文件名设置为《实习报告（2009级xx同学）》比简单地用《实习报告》为佳。班委或者辅导员接收后直接保存即可，无须在花费时间为每位同学的文件重新命名。

7.学习公文写作，积累书信写作中常用之寒暄、问候等礼貌用词，使邮件书信更有品位，更加优雅，让对方觉得来信者有知识有教养。

8.给不常联系致信对象写邮件时请先自我介绍，再谈及其他。所有邮件应署名、填写日期。若要求辅导员或者其他老师熟记所有同学邮箱地址是不现实的。

二、电话、短信

1.跟长者、尊者联系时建议选择顺序为邮件、留言、短信、电话。因长者、尊者一般比较忙，来电或者短信可能给正在开会、上课、出差中的他们带来不便。当然这需考虑事情之紧急程度。

2.除非是常联系的人，否则请先自报家门。这是对别人的尊重，同时也是加深别人对自己的印象。短信、留言更需自报家门，否则对方可能不知来信者何人。

3.注意电话中说话的语调，短信的语气。养成打电话前先组织语言表达，发短信前要先校对文法、错别字的习惯。

4.温柔起放电话。接电话方优先结束通话。尊者、长者优先结束电话。

5.通电话中因急事须短暂离开时，先跟对方说明，后向对方道歉。

6.给他人打电话时注意时间。勿在上课时间给同学电话，勿在午休时间和晚休时间给老师打电话、发短信。辅导员二十四小时开机。在午休和晚休时间给辅导员电话，不仅将辅导员从睡眠中惊醒，更徒增辅导员的危机压力和紧张情绪。

7.建议好好利用飞信定时短信功能，既可避免时过忘事，又可自由选择时间，避免给同学和辅导员带来惊扰。

三、谈话

1.戒粗言烂语。这些会影响您在他人心目中形象。吐谈是修养和气质的重要体现。“腹有诗书气自华”，刻苦读书，留心生活，有意识地提高语言表达能力。

2.戒背后说人短。背后议人短处是心胸狭窄的体现，听者自是反感。所指责之人也难免不会知道，徒增是非。特别是勿在辅导员前直呼任课老师姓名和学长的姓名。同样，勿在网络上议人长短，“扬善于公庭，规过于私室”是中国文化比较容易接受的提意见方式。

3.见到老师应问好，见到老教授应当鞠躬问好，此为我系传统。

4.谈人论事，一分为二，好而知其恶，恶而知其美。说到底，还是实事求是的史学精神在知人论世方面的融会贯通。