秘书收集资料的意义、路径与要求

口米广弘

资料是秘书写作的宝贵财富和坚硬基石，是所有精神产品必不可少的原材料。资料对于秘书工作者而言意义非凡，秘书的思想从资料中提炼，道理从资料中阐发，经验从资料中总结。在当今信息化时代，收集和累积资料显得尤为重要，每一位秘书都应将这项工作做细做好，保证资料收集有条不紊，从而撰写出有精义张力、材料翔实、内容丰富的好文稿。

一、资料收集的含义

资料是过去和当前在实践过程中形成的具有各类保存价值的文字、图像、声音等各种介质不同形式的历史纪录。资料记载了真实的历程、研究的成果，是广大文字工作者智慧的结晶，具有珍贵的史料价值，它能为秘书写作提供科学的依据和借鉴。收集是获取资料的前提和条件，从无到有、聚沙成塔日渐累积起来；保存是资料形成的基础，保存的目的是为了更好地查阅资料。资料丰富，秘书写文章时就能信手拈来；相反如果资料匮乏，则捉襟见肘、闭门造车。因此资料的收集和积累对于秘书写作具有举足轻重的作用。

二、秘书收集资料的重要意义

资料是重要的信息资源，是秘书写作用之不竭的源泉，领导决策有力的佐证，因此秘书收集资料有着重要意义。

首先，秘书收集资料可为文件写作提供有力依据。秘书研究资料是提高写作质量的有力举措，是提高文件科学化水平的迫切需要，是文字发展规律的体现和秘书事业发展的内在需求。随着秘书工作的改革和深入，资料的研究已经成为秘书写作能力的一部分，为领导写讲话、出思想、提建议离不开对资料的研究，从资料中发现亮点，为文件的写作提供有力保障。

其次，收集资料是调研不可或缺的环节。调查研究是机关深入实际、联系群众、了解反映社情民意、了解党和国家方针政策贯彻落实情况的重要途径。调研工作使命重大，调研在多角度论证中完善，在反复推敲中思索，在精心撰写中提纯，其成果的撰写需要上乘和完备的一手资料，即所谓“七分研究资料，三分潜心写作”。秘书只有通过实地调研，发挥智力优势，才能提高写作质量，把调研成果转化为行为实效，为党政科学决策提供参考。

再次，收集的资料是制定工作计划的参考。秘书制定工作计划，需要研究工作要点，选准角度，确立范围，科学制定。在制定计划过程中，秘书能深刻地了解自身工作的优势与不足，引领工作开展的方向，对秘书工作进行宏观调控。通过收集相关资料，整合梳理，对材料综合分析，有利于秘书工作计划的顺利进行，形成内外结合、上下联动、协同攻关的强大合力。

最后，收集资料可为办会提供丰富的借鉴经验。办文、办事、办会是秘书必备的三种技能。各种会议文件都是各机关团体秘书处和研究室集体字字推敲的精华稿件，领导的讲话和致辞也都是为会议量身打造的，有许多独到的观点和值得领会的精神，把这些有实用价值的材料保存起来，不仅能为今后举办大型会议提供丰富的信息服务，也可极大地丰富会议的内涵。

三、秘书收集资料的路径

资料的收集是一项既繁冗又细致的工作，眼下各类信息泥沙俱下，要想收集到全面、有价值的素材，秘书必须灵活运用多种方法，多渠道、多角度、多形式吸收梳理，建立自己的“素材库”。只有这样，才能提高文字驾驭能力，使参谋辅政、政务服务职能得以发挥，进而确保机关政令畅通。笔者认为收集资料的路径有以下几种：

（一）博览群书，细微收集。阅读大量有益的书籍能够夯实文字基础，加强内在底蕴。“常看胸中有本，常写笔下生花”，写作能力的提高并非一日之功，也无捷径可走，关键在于勤学多练，收集素材，不断地积累写作经验，探索写作技巧，只有这样才能集腋成裘、厚积薄发。荀子在《劝学》中说：不积跬步，无以至千里，不积小流，无以成江海。平时阅读大量的书籍名著，在起草文稿时就可以引经据典、妙笔生花。