文书档案管理信息化建设浅谈

摘要。档案工作中有一个不可或缺的一部分，那就是文书档案管理，因此它只能不停的向前发展才能适应这瞬息万变的社会。现在，一个新的发展契机摆在了中国的文书档案管理工作面前，传统的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通过信息化的管理方式，人工管理方式中的许多问题都变得迎刃而解，本文着重介绍了文书档案管理信息化的大致架构和作用，并仔细比较了两种管理方式的差异和优缺点。提出了存在的问题以及相应的解决措施。

关键词：信息化；档案管理；建设；问题应对

引言

近几年来计算机技术得到了飞速的发展，高速缓存的大存储空间的档案影星管理系统也被逐渐普及，因此，建立综合性和专业性的文书档案刻不容缓。我们所希望达到的是实现档案长期保存、管理高效和能够快速查询相关信息的状态，而文书档案管理信息化所具有的不可替代的特点恰好为这一设想的实现提供了一个好机会。

一、传统文书档案管理的缺陷

1.1传统文书档案管理不能实现实时共享

由于在传统文书管理的系统下借阅文档必须要亲自到档案室，加之查找翻阅文档即需要耗费时间又需要耗费人力，人工工作难免对时效性有所影响。如出现身在外地的情况，该问题便更加突出。另外，由于纸质文档的数量有限，无法满足多人同时使用的需求，如果出现使用高峰期便需要排队等候使用的情况，无疑这将使文档的时效性大打折扣。

1.2传统文书管理既复杂又繁琐

传统的文书档案室纸质的，它需要做一些类似于分类编写目录的繁复性的工作。由于档案资料的来源以及方向不一致等原因，这些工作都需要派专人去整理。过程之繁琐与复杂不言而喻。另外，众所周知无论借阅文何种档都需要进行登记，而登记过程的复杂与繁琐也是令体会过的人深感无奈。

1.3传统文档极易受损，保存难度大

纸张是大多传统文档的载体。在众多档案中不乏有年代久远的档案资料，这些档案资料承载着珍贵的价值。对其保存便成为一项艰难的任务。另外传统的纸质档案在翻阅与移动过程中不可避免的会造成损坏，极不易保存。因此在传统文书管理中文档受损与如何保存便成为一大难题。

二、文书档案实现信息化管理的好处

2.1办公及使用效率高，文档时效性强计算机强大的计算力量在文书档案管理的过程中发挥了重要的作用，它已经完全取代传统的手工操作。在传统的文书档案管理中，无论是收集资料要完整、齐全、不可漏抄、漏写等要求，还是用手写的方式来规范相关内容、档案使用的持久性、等要求，或是对分类统计需准确无误的要求。对于工作人员而言都是艰巨的任务。但是，有了计算机中的一些办公软件，一切就变得简单的不能再简单了，编写文件，传递文件都变得轻松无比。极大的提高了办公及使用效率，增强了文档的时效性，使传统文书档案管理中存在的文档缺乏时效性的问题得以解决。

2.2电子文件能够长期且稳定地保存下来

传统的文档由于是纸质的，所以保存的时间有限，然而相比之下电子文档的寿命就要长很多。在档案保存的过程中，一些人为地非人为的因素都会使纸质档案的纤维素受到不同程度的损害。而纤维素又是的纸质与纸质档案耐久度的决定因素，而电子档案对这些客观条件并没有那么高的要求。在电子技术迅猛发展的时代，我们已经能够随时随地地通过一些外围设备来读取和存储电子文件，比如说那些带有usb插口的u盘等移动设备。这些载体存读方便、便于携带、不易损坏、受外部环境影响小等特性使电子文件的保存具有稳定性与长久性。

2.3文档信息得到充分共享