公司规范化档案管理规范

一、目的

规范档案管理工作，是公司发展过程中一项重要的基础性工作。企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少企业成本、提高经济效益等都有重要意义。公司档案工作必须坚持统一集中管理的原则，档案管理也必须逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。

二、适用范围

本建议适合公司各个部门及新开工项目工程及新开发店面所有需存档的各类材料。

三、档案要求

档案作为一种应用文体，因其作用主要给在于存史、研究、借鉴、教育功能，所以档案在行文过程中力戒文章冗长力求语言精练，以求达到达到"完整、真实、条理、精练、实用"的要求.而对于公司档案管理而言应重点做到八个统一，即鉴别标准统

一、归档分类统

一、取舍要求统

一、目录填制统

一、技术加工统

一、索引编号统

一、书写格式统

一、卷面外观统一。

四、编号规则

1、档号

建议有档案部（室）或行政在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。

2、全宗号

档案部给定每个全宗的代码。

3、类别号

类别号是按档案不同类型划出的类别。建议运用以下编号规则进行编号

①本公司一级类别号分为。a行政管理（所有关于公司行政工作的文件资料）；b人力资料（所有公司人员及人才备用库的相关文件资料）；c工程项目（公司各类运营项目的相关文件资料）。

②本公司二级类别号按所属类别分类，其编制代码规则为：取类别拼音首字，如：产品—cp工程—gc、工具-gj。

4、时间

精确到日期例如2013.12.25档案序号

该档案在该类档案的序号，例如宣传类的第三个档案为x0003

6、项目号

工程、项目等档案的代字或代号。本公司项目号取相关档案名称拼音首字，如：兽面纹鼎——smwd。要求档案项目号于该项目开始前确定档案名称，并确定产品名称。注意：产品名称为该档案唯一名称，确定名称后交给负责人存档。此后所有涉及该件产品的表述必须使用此名称不得随意更改简化书写，以保证档案的统一性和唯一性。总顺序为：一级类别号-二级类别号-时间-档案序号-项目号范例：

2013年xxxxxxx宣传记事本档案c-gc-2013.12.2-x03-xxxxxxxxxx

四、规制要求

封面不管规制如何以包含一下案卷封面项目封面项目包括。全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、各项目具体位置、尺寸。建议档案统一采用统一的排版打印。细分而言应包括封面、目录、正文和附录（以先后顺序排列）

五、正文内容

按公司档案分类分为行政管理类、人力资料类以及工程项目类，就工程项目类档案而言内容应包含设计思路及背景、设计草稿、图纸、尺寸（精确）、工艺流程、工艺难点、成品个角度高清照片以及最后的解决方案。

1、设计思路及背景

简要描述该产品的设计思路背景，如果能力允许可以适当加入该产品在推广过程中会用到的介绍词。对于背景及查阅资料，尽量对资料进行归纳和总结，注意逻辑关系。如非必要，建议尽量不要使用资料原文字。

2、设计草稿及图纸

设计图纸除包含必要的三视图立体图之外还应有产品表面的机理纹样图录，应对图纸进行规范化处理

3、尺寸

可将尺寸包含于产品三视图中但应在专门的表格内填入产品的长、宽、高、所用金属重量厚度等各种尺寸。

4、工艺流程

该部分是整个档案的重点工艺流程应包括所使用的工具、型号、所用工艺、重要步骤（建议一步尽可能附一个清晰产品阶段图）并在最后附上成品个角度清晰照片（照片除在文字档案中出现以外，还应将档案电子搞和照片原图放于一个文件夹中存档）。

5制作难点及解决办法