如何使文章生动有效

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通过学习本课程，你将能够：●增加商务文书的情感指数；●在行文中做到“读者为尊”；

●掌握使商务文书尽快达到沟通目的方法；●学会如何使商务文书更加简洁。

除了严格遵循写作步骤之外，写好商务文书还需要掌握一些技巧，合理运用这些技巧可以使商务文书更加生动有效。

具体来说，商务文书的写作技巧有六个方面。增加亲和力、“读者为尊”、进行有效反馈、增加时间紧迫性、增加可信度和行文简洁。

一、增加亲和力

写作商务文书时，工作人员可以使用情感指数增加文书的亲和力。

1.情感指数的内涵

情感指数指的是对读者的关注程度。“沟通是被读者理解的信息，而不是所发出的信息”，情感指数的高低可以真实地反映商务文书撰写者是否站在目标读者的立场上，在很大程度上衡量商务文书的亲和力。

西方心理学家发现人类有13个共同特性，其中包括受到尊重和理解需求，然而大多数人通常更加关注自身利益和情感，容易忽视他人的利益和情感。因此，如果能在行文中体现对目标读者的关注，商务文书的亲和力自然就会大大提高。

2.情感指数的计算

计算情感指数有一个公式：

情感指数=提到目标读者的次数-提到撰写者的次数

也就是说，情感指数为商务文书中提到目标读者的次数与提到撰写者自己或公司的次数的差。如果结果为正值（即情感指数为正），说明文书是以读者为中心的；如果结果是负值（即情感指数为负），说明文书不是以读者为中心的，显然难以给目标读者带来良好感受。因此，撰写商务文书时应当尽少提及撰写者自身，尽量围绕目标读者展开。

【案例】

情感指数的计算与调整

“我们很高兴地宣布，我们的新图书馆会在6月份对外开放，欢迎光临。”在这句话中，提到目标读者的地方只有1处，即“欢迎光临”中暗指欢迎目标读者，而提到撰写者自身的地方有2处，即两个“我们”，所以，这句话的情感指数为“－1”。由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就不是很舒服了。为了提高亲和力，可以将这句话改为：

“从6月开始，您可以用新图书馆完善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临。”做了如此修改之后，提到目标读者的地方为3，提到撰写者的地方为1，情感指数变为“＋2”，亲和力也得到了很大提升。

3.增加情感指数的方法

具体而言，增加情感指数的方法有如下四种：

增加第二人称代词

在商务文书中增加第二人称代词，是增加情感指数最直接的方法。所谓的“第二人称代词”包括“你”、“您”、“你们”等，单数和复数都可以。

增加第三人称的专有名词

在商务文书中出现第三人称专有名词是对目标读者的尊重。所谓的“第三人称的专用名词”有很多，例如“消费者”、“纳税人”、“员工”等。

增加读者的姓名

由于人对自己姓名敏感的天性，阅读文件时如果发现自己的姓名，目标读者就会倍感亲切，因此撰写商务文书时就可以在适当时机加入读者的姓名，增加商务文书的情感指数。

增加对读者的暗指

祈使句中可以省略指代目标，可以将情感表达得比较委婉。增加对读者的暗指就是指在商务文书中使用祈使句，省略目标读者代词。

二、“读者为尊”

1.“读者为尊”的内涵

“读者为尊”是对运用情感指数、提升关注读者程度的延伸，核心思想是站在对方的角度表述问题。情感指数是倡导在表达方式上多提及目标读者，“读者为尊”就是强调撰写者要站在目标读者的角度和立场分析问题。

同样的内容，是否运用“读者为尊”带给对方的感受就会大大不同，例如：不用“读者为尊”：

“我很高兴地宣布，我们公司在2005年度超过了预期目标，完成任务了。”运用“读者为尊”：

“非常感谢在座各位的努力，正是由于你们各位，我们公司在2005年超过了预期的目标。”