工程技术资料立卷归档顺序

鄂生态院字[2012]56号

关于印发《湖北生态工程职业技术学院

档案立卷归档制度》的通知

各系部、处室：

现将《湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度》印发给你们，请认真学习并遵照执行。

附件：《湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度》

二〇一二年四月二十五日

主题词：档案立卷归档制度

发送。处室、系（部）。湖北生态工程职业技术学院2012年4月26日印发

湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度

为了加强我院档案的综合管理、完整系统地收集和保存学院日常管理和教学工作中形成的文书、基建、仪器设备、会计、教学、科研等各种形式和载体的档案文件材料，特制定本制度。

一、归档范围

凡是本校在各种活动中形成的，反映学校管理、教学活动和历史面貌的各种文字、图表、图纸、音像等不同形式和载体的，有查考利用价值的文件材料均应归档，归档材料要求原件（如有特殊情况另作处理）。

二、归档时间

1.文书档案，本校每年形成的办理完毕的党政工团的文件材料，由各科室兼职档案员收集齐全，于第二年三月底前交档案室统一立卷归档。

2.基建档案，在基建工程中建设文件材料的形成、积累、立卷归档由管理工程项目的部门承担指定兼职档案员或专人负责。在全部工程竣工验收后一个月归档。

3.仪器设备档案，由设备处于每年三月份交档案室立卷归档。

4.会计档案，当年会计档案由会计部门于第二年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交档案室归档。

5.特殊载体档案，在音像制品、光盘形成后一个月内，交学院档案室统一立卷归档。实物档案于第二年三月份交档案室立卷归档。

6.教学档案，在学年结束后半年内由教务处负责毕业生的学籍管理、课堂教学的立卷归档（学生的原始成绩登记表，由系保存）；学院档案室负责教学综合的立卷归档；教师业务档案由各系负责立卷归档，并存放在系。

7.科研档案，由科研处负责收集、整理、立卷归档，移交档案室。

三、归档要求

1.文书档案的归档要求

（1）凡归档的文件材料都必须齐全完整。

（2）凡是原来文件上有会生绣的金属物，归档时必须去掉，用不锈钢书订或细线将文件装订。

（3）凡文件尺寸大于a4纸规格的，要按a4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。

（4）归档文件材料中，各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单（表）与被处理文本合为一本。（5）同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的请示与批复，批复在前请示在后。

（6）不同年度的文件一般不得放在一起归档，跨年度的请示与批复，放在批复年度归档，没有复文的放在请示年归档，跨年度计划、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对年度归档，长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。

2.基建和设备仪器档案的归档要求

（1）凡归档的文件材料，应收集齐全、完整、系统和准确。

（2）文件材料应做到线条、字迹清楚，纸质优良、签署完备。去掉文件材料的金属物，以卷为单位，立卷归档。

（3）图纸要按a4规格折叠，盖档案分类章，按顺序排列，填写立卷说明表。

（4）每一项工程或仪器设备文件材料的排列都是先排文件材料，然后再排图纸。

3.会计档案的归档要求

（1）各种形式的会计档案要按学院档案室要求编目造册，向档案室清点移交。

（2）各种形式会计档案要去掉金属品装订成册，整齐美观，每卷要求有封底封面，填写封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛笔或钢笔填写工整、清晰。（3）每个案卷封面和卷脊要填写目录号、案卷号和年度等。

4.特殊载体档案归档要求