工程技术资料立卷归档顺序
鄂生态院字[2012]56号
关于印发《湖北生态工程职业技术学院
档案立卷归档制度》的通知
各系部、处室:
现将《湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度》印发给你们,请认真学习并遵照执行。
附件:《湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度》
二〇一二年四月二十五日
主题词:档案立卷归档制度
发送。处室、系(部)。湖北生态工程职业技术学院2012年4月26日印发
湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度
为了加强我院档案的综合管理、完整系统地收集和保存学院日常管理和教学工作中形成的文书、基建、仪器设备、会计、教学、科研等各种形式和载体的档案文件材料,特制定本制度。
一、归档范围
凡是本校在各种活动中形成的,反映学校管理、教学活动和历史面貌的各种文字、图表、图纸、音像等不同形式和载体的,有查考利用价值的文件材料均应归档,归档材料要求原件(如有特殊情况另作处理)。
二、归档时间
1.文书档案,本校每年形成的办理完毕的党政工团的文件材料,由各科室兼职档案员收集齐全,于第二年三月底前交档案室统一立卷归档。
2.基建档案,在基建工程中建设文件材料的形成、积累、立卷归档由管理工程项目的部门承担指定兼职档案员或专人负责。在全部工程竣工验收后一个月归档。
3.仪器设备档案,由设备处于每年三月份交档案室立卷归档。
4.会计档案,当年会计档案由会计部门于第二年上半年完成立卷工作,第三年六月份前移交档案室归档。
5.特殊载体档案,在音像制品、光盘形成后一个月内,交学院档案室统一立卷归档。实物档案于第二年三月份交档案室立卷归档。
6.教学档案,在学年结束后半年内由教务处负责毕业生的学籍管理、课堂教学的立卷归档(学生的原始成绩登记表,由系保存);学院档案室负责教学综合的立卷归档;教师业务档案由各系负责立卷归档,并存放在系。
7.科研档案,由科研处负责收集、整理、立卷归档,移交档案室。
三、归档要求
1.文书档案的归档要求
(1)凡归档的文件材料都必须齐全完整。
(2)凡是原来文件上有会生绣的金属物,归档时必须去掉,用不锈钢书订或细线将文件装订。
(3)凡文件尺寸大于a4纸规格的,要按a4规格进行折叠或裁剪,小于16开规格及破损的要进行托裱。
(4)归档文件材料中,各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件。正本与定稿、正件与附件,两件作为一件。文件处理单(表)与被处理文本合为一本。(5)同一文件的不同稿本,正本在前,定稿在后;一般文件的请示与批复,批复在前请示在后。
(6)不同年度的文件一般不得放在一起归档,跨年度的请示与批复,放在批复年度归档,没有复文的放在请示年归档,跨年度计划、总结、报告、统计报表等,应放在文件内容针对年度归档,长远规划应放在文件内容针对的头一年;多年的总结、报告,应放在文件针对的最后一年。
2.基建和设备仪器档案的归档要求
(1)凡归档的文件材料,应收集齐全、完整、系统和准确。
(2)文件材料应做到线条、字迹清楚,纸质优良、签署完备。去掉文件材料的金属物,以卷为单位,立卷归档。
(3)图纸要按a4规格折叠,盖档案分类章,按顺序排列,填写立卷说明表。
(4)每一项工程或仪器设备文件材料的排列都是先排文件材料,然后再排图纸。
3.会计档案的归档要求
(1)各种形式的会计档案要按学院档案室要求编目造册,向档案室清点移交。
(2)各种形式会计档案要去掉金属品装订成册,整齐美观,每卷要求有封底封面,填写封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁,用毛笔或钢笔填写工整、清晰。(3)每个案卷封面和卷脊要填写目录号、案卷号和年度等。
4.特殊载体档案归档要求
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(请认真阅读下面的提示信息)