65-中国农业大学《归档文件整理规则》实施办法

中国农业大学《归档文件整理规则》实施办法

第一条为适应档案管理现代化需要，规范我校归档文件整理方法，依据《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准da/t22-2000）和北京市《归档文件整理规则》实施细则，结合我校实际，制定中国农业大学《归档文件整理规则》实施办法。

第二条本《办法》适用于我校在党、政、工、团等各项活动中形成的已办理完毕的、作为文书档案保存的纸质文件及软盘材料的整理。

第三条归档的文件材料应收集齐全完整，于次年6月底以前归档。

第四条归档文件的整理，应遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第五条归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。第六条归档文件的整理，以件为单位进行，一般以一份文件为一件：

（一）文件的正文与底稿合为一件；

（二）原件与复制件合为一件；

（三）转发文与被转发文合为一件；

（四）正文与附件合为一件；

（五）同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的各为一件；

（六）文件处理单与相关文件合为一件；

（七）不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；

（八）报表、图册、图表、介绍信存根、商调函存根、审批表、土地使用证、会议记录、纪念册、同学录、简报、各类登记册等按其本来的装订方法，一个自然本（册）为一件。第七条我校内部机构多，分工较细，文件材料产生量大，因此采用"年度-问题（实体）-保管期限"分类法。归档文件的整理，按下列步骤进行分类：

（一）分年度：将归档文件按其形成年度分开；

（二）分实体：将同一年度的归档文件按问题（实体）分开；

（三）分保管期限：将同一年度、同一问题（实体）的归档文件按永久、长期、短期三种保管期限分开；

第八条归档文件应逐件装订：

（一）永久和长期保存的文件材料必须拆除订书钉等金属物；

（二）成册的文件材料，（如会议记录、名册、报表等）可保持原貌；

（三）列为短期保存的文件及已装订成册的刊物、书籍等不必拆开重新装订。第九条归档文件的排序方法：

（一）将归档文件依据分类结合事由按时间顺序排列。

（二）同一事由、同一事件或同一问题的文件材料按重要程序排列。将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面。

（三）会议记录、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度分别集中排列。第十条归档文件的编号

（一）每件文件材料分别编写页号，正面编在右下角，背面有文字图表的编在左下角。