公司信息安全管理制度(修订版)
档案管理制度
(2012)
第一节总则
第一条为规范公司的档案管理,提高档案管理水平,充分发挥档案在公司经营管理中的作用,维护公司利益,防止重要文件、资料的遗失,结合公司实际情况,特制订本制度。
第二节管理体制和职责
第二条综合管理部设置档案室及档案管理员,档案管理员须保持相对稳定,调动工作时,须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册,并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为:
(一)负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等;
(二)负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订;
(三)负责档案提供利用服务和保密管理。
第三节文件材料的形成和归档第三条档案按照记述内容的不同划分为文书档案(行政管理、经营管理)、和专门档案(会计、信贷);按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等;按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
第四条归档时间和归档程序
(一)公司各部门产生的文书档案,根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理、归档。
(二)会计档案在会计年度结束后,暂由财务部门保管一年,一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。
(三)信贷业务档案由风险控制部保管两年,两年后由风险控制部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。第五条归档要求
(一)归档的文件、资料必须完整。
(二)归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确,分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰。
(三)各类文件归档一般一式一份,比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。
第四节档案的利用
档案管理员根据各类档案的特点建立相应的档案数据库,并进行计算机著录工作,为利用计算机检索创造条件。档案管理员须熟悉所保管档案的情况,主动了解公司各项工作,搞好档案提供利用。
第五节档案保管期限的划分及鉴定
第六条档案管理员须根据各类档案管理细则中的《归档范围和保管期限表》(附件1)确定档案的保管期限及档案的价值。
第七条档案保管期限分为永久、长期两种,其中长期为10年。第八条对公司有长远利用价值的档案须永久保存。第九条对公司在一定时期内有利用价值的档案为长期保存。第十条凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
第六节档案保密规定
第十一条接收和移出档案,必须认真清点、核对交接清单。
第十二条严格执行借阅制度,不任意扩大借阅范围,对需要出据档案证明的,要认真核对摘抄内容。第十三条整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区,以防失密或丢失。第十四条档案、资料不准随意销毁,如需销毁应先办理批准手续。
第十五条公司档案室由专人负责管理,非管理人员许可不得进入,下班前必须把借阅的档案资料入库。第十六条发现档案丢失,损坏要及时报告。
第七节档案查阅、借阅规定
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