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钟海涛——九段秘书=如何做好秘书工作-课纲

段秘书:如何做好秘书工作

适合对象:

企、事业单位中层行政管理干部和文秘工作人员,包括办公室主任、行政部经理、董事长秘书、总经理秘书、行政助理、行政主管、行政部门文员等课程背景:

长期以来,人们总以为,秘书/助理就是接接电话、收发一下文件、搞搞会议记录、接待一下访客……总之,是一些事务性的工作,其实不然。秘书/助理虽然没有主管、主任、经理、部长等职务,但其级别却与其相同。秘书/助理往往是“一人之下,数人之上”、“一人之下,百人之上”,甚至“一人之下,千万人之上”,所以,秘书/助理就必须具备良好的素质、较宽的知识面与包括管理在内的各方面的能力,课程《九段秘书:如何做好秘书工作》便是你的加油站,你准备好了吗。课程特色:

实战型职业培训师,一位娓娓道来的讲述者,一位鞭辟入里的评论者,一位语惊四座的实战家,一位引领前沿思潮的导师,功底深厚,专注投入;以学员为中心,采用讲授、案例研究、情景模拟、游戏体验等现代互动式学习方式;理性了解与感性认知二者巧妙结合,学员适当笔记,既消化课程又在快乐中接受——卓越的培训效果。课时安排:6小时课程大纲

第一单元:对秘书素质与能力的要求

一、秘书/助理的岗位职责

二、对秘书/助理的素质与能力要求

三、21世纪的秘书\助理的风范——全美秘书学会

四、秘书/助理的职业机遇

第二单元:九段秘书:标准化会议流程

案例研究。总经理要求秘书安排次日上午十点开一个会议。对秘书来说,什么是任务。什么是结果。怎样做才能得到好结果。让我们看看一至九段秘书的做法。

一段秘书的做法:发通知

用电子邮件或在黑板上发个通知;准备相关会议用品;参加会议,做好服务。案例判断:会议通知

思考:会议通知是不是这样。提个醒:研判是否需要开会

1、可以不要开会的“五个如果”

2、必须开会的“五个如果”二段秘书的做法:抓落实

发通知后打电话与参会人确认;确保每个人被及时通知到。思考:

为什么会场会有人打瞌睡,不投入。

一、失败会议的具体表现

二、对失败会议的预防措施三段秘书的做法:重检查

(发通知打电话落实到人后)在会前30分钟提醒与会者会;确定参会人员有没有变动;对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席的是不是必须参加会议的人。

四段秘书的做法:勤准备

(发通知,落实到人,会前提醒后)发完通知还去测试可能用到的投影、电脑、放大器等设备是否工作正常;并在会议室门上贴上小条:此会议室明天十点到十二点有会议

一、成功会议的标志:——会议管理必要(除与会者以外)的三个角色

二、会议管理的仨角色各自在会前的工作

1、会议长在会前的(准备)工作

2、主持人在会前的(准备)工作

3、书记员在会前的(准备)工作五段秘书的做法:细准备

(发通知,落实到人,会前提醒,测试了设备)还主动了解这个会议的目的性质是什么。会议的议题是什么。会议通知中就有与这个会议相关的议题等注意事项,供他们参考,以便会议一开始就能进入主题。

会议通知范例:

思考:这个会议通知咋样。六段秘书的做法:做记录

(发通知,落实到了人,会前也通知到了,也测试了设备,还提供了相关会议资料)还在

会议过程中详细做好会议记录;在得到允许的情况下,做一个录音备份。

——书记员(秘书)在会议中的职责七段秘书的做法:发记录

会后整理好会议记录;起草会议纪要,呈送给总经理;请示总经理:会议纪要是否发给参加会议的人员或者其他人员(如有必要)。

一、会议纪要的概念

1、什么是会议纪要

2、会议纪要的重要作用

二、会议纪要结构的三个部分

1、标题(两项要素):

2、正文(四项内容):

3、末尾(三项内容):

三、会议纪要写作的四个要点


(未完,全文共8479字,当前显示1494字)

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